Qu’est-ce qu’une conversation ?
Une conversation est un fil d’échange email avec l’un de vos débiteurs.
Elle regroupe automatiquement tous les emails envoyés et reçus avec cette personne en un seul endroit, pour que vous ayez tout l’historique en un coup d’œil.
Par exemple :
Vous envoyez une facture à un débiteur
Il vous pose une question
Vous répondez
Tous ces emails sont rassemblés dans une seule et même conversation
Cela vous permet de suivre facilement chaque échange sans vous perdre dans vos emails.
Où voir les conversations ?
Les conversations sont visibles dans la section « Conversations » de Kollekt.
Vous y verrez une liste de tous vos échanges avec vos débiteurs.
Qu’affiche une conversation ?
Pour chaque conversation, vous verrez :
👤 Le nom du débiteur avec qui vous échangez
📧 Le dernier message : un aperçu rapide du dernier email
📅 La date du dernier échange
🔔 Les messages non lus : un badge indiquant s’il y a de nouveaux messages
Les services connectables
Pour que Kollekt envoie et synchronise vos emails, vous devez connecter votre service email.
Cela permet à Kollekt de :
Envoyer vos emails directement depuis Kollekt
Recevoir automatiquement les réponses de vos débiteurs
Regrouper automatiquement les réponses dans la bonne conversation
Services supportés
Gmail
Si vous avez un compte Gmail personnel ou Google Workspace, vous pouvez le connecter pour :
Envoyer des emails via Kollekt avec votre adresse Gmail
Recevoir automatiquement les réponses de vos débiteurs
Améliorer la délivrabilité (les débiteurs voient votre vraie adresse email)
Comment connecter Gmail ?
Allez dans votre Profil
Cliquez sur « Connecter Gmail »
Autorisez Kollekt à accéder à votre compte Gmail
C’est tout : vos emails commencent à se synchroniser
Outlook / Microsoft 365
Si vous utilisez Outlook ou Microsoft 365, vous pouvez connecter votre compte pour :
Envoyer des emails via Kollekt avec votre adresse Outlook
Recevoir automatiquement les réponses de vos débiteurs
Bénéficier des mêmes avantages que Gmail
Comment connecter Outlook ?
Allez dans votre Profil
Cliquez sur « Connecter Outlook »
Autorisez Kollekt à accéder à votre compte Microsoft
C’est tout : vos emails commencent à se synchroniser
Important à savoir
Les réponses des débiteurs ne sont synchronisées automatiquement que si l’email initial a été envoyé depuis Kollekt.
Concrètement :
Si vous envoyez un email au débiteur depuis Kollekt → sa réponse sera automatiquement reçue et ajoutée à la conversation.
Si vous envoyez un email depuis Gmail/Outlook directement (en dehors de Kollekt) → la réponse n’apparaîtra pas automatiquement dans Kollekt.
Pour bénéficier de la synchronisation automatique, envoyez toujours vos emails depuis Kollekt.
Comment fonctionnent les conversations ?
Envoi d’un email
Quand vous envoyez un email à un débiteur depuis Kollekt :
Kollekt choisit automatiquement le service connecté pour l’envoi (Gmail, Outlook).
L’email est envoyé avec un code unique invisible appelé « token de tracking ».
L’email apparaît dans votre conversation.
Réception d’une réponse
Quand un débiteur répond à un email envoyé depuis Kollekt :
Kollekt récupère automatiquement son email.
Le système reconnaît le code unique (token de tracking) et classe le message dans la bonne conversation.
La réponse apparaît immédiatement dans votre conversation.
Vous êtes notifié des nouveaux messages.
Pièces jointes
Vous pouvez ajouter des pièces jointes lorsque vous envoyez un email.
Les pièces jointes reçues s’affichent également dans les conversations et peuvent être téléchargées.
Cas d’usage
Exemple 1 : Relancer une facture impayée
Depuis la fiche débiteur, cliquez sur « Envoyer un email ».
Tapez votre message de relance.
Joignez le PDF de la facture.
Cliquez sur « Envoyer ».
Kollekt envoie l’email automatiquement via Gmail/Outlook (ou SendGrid le cas échéant).
Le débiteur reçoit votre email et répond.
La réponse apparaît automatiquement dans la conversation.
Vous pouvez répondre directement depuis Kollekt.
Exemple 2 : Discuter d’un paiement
Le débiteur vous envoie un email directement via Gmail/Outlook (sans passer par Kollekt).
Cet email ne créera pas automatiquement une conversation dans Kollekt, car l’échange n’a pas été initié depuis Kollekt.
Pour engager une conversation suivie dans Kollekt, vous devez envoyer le premier email depuis Kollekt.
Une fois que vous répondez depuis Kollekt, tous les futurs échanges liés à cet email seront synchronisés.
Questions fréquentes (FAQ)
Q : Qu’est-ce qui se passe si je connecte plusieurs comptes email ?
R : Kollekt utilisera le premier service que vous avez connecté. Si vous souhaitez utiliser un autre service, vous pouvez déconnecter le premier.
Q : Si j’ai connecté un compte Gmail ou Outlook, est-ce que les campagnes et les emails des plans de relance seront envoyés avec cette adresse ?
R : Non. Les campagnes et les emails de plans de relance utilisent toujours SendGrid (si votre compte SendGrid est bien connecté).
Q : Mes emails sont-ils synchronisés en temps réel ?
R : La synchronisation se fait automatiquement toutes les 5 à 15 minutes. Dans la plupart des cas, vous verrez les réponses en quelques secondes.
Q : Puis-je déconnecter mon email ?
R : Oui, à tout moment depuis votre profil utilisateur. Si aucun compte Gmail/Outlook n’est connecté, SendGrid sera utilisé automatiquement pour l’envoi.
Q : Les débiteurs voient-ils ma vraie adresse email ?
R : Oui. L’email est envoyé depuis votre adresse Gmail ou Outlook personnelle, ce qui renforce la confiance et améliore la délivrabilité.
Q : Que se passe-t-il avec les pièces jointes ?
R : Les pièces jointes sont automatiquement attachées et restent téléchargeables depuis la conversation.
Q : Pourquoi je ne vois pas une réponse d’un débiteur dans Kollekt ?
R : Les réponses ne sont synchronisées automatiquement que si l’email initial a été envoyé depuis Kollekt.
Vérifiez également que votre service email (Gmail ou Outlook) est bien connecté dans les paramètres.