Fonctionnement
Les utilisateurs peuvent créer des flux automatisés qui gèrent l'ensemble du cycle de vie des factures .
La relance peut être :
Préventive : actions déclenchées un nombre de jours configurable avant la date d'échéance. La relance se fait au niveau Facture
Après échéance : actions déclenchées après la date d'échéance, avec un délai configurable. La relance se fait au niveau du client et s'appuie sur la Driving Invoice
Paramétrage des plans de relance
Les plans de relance sont entièrement paramétrables et peuvent être déclenchés selon différents filtres :
Type de client
Numéro de relance
Délai en nombre de jours
Il est possible d’exclure certaines factures du plan de relance, notamment :
Les factures en échéancier
Les factures faisant l’objet d’une promesse de paiement
Au niveau de la configuration société, l’utilisateur peut également décider d’exclure de la driving invoice :
Les factures en échéancier
Les factures faisant l’objet d’une promesse de paiement
Driving Invoice
Le plan de relance repose sur le concept de driving invoice, c’est-à-dire la facture d’un client qui :
Est impayée
N’est pas en litige
Possède le niveau de relance le plus élevé
Il est possible de bloquer la relance au niveau du client afin d’éviter l’envoi de multiples relances pour un même client .
Une facture peut également être exclue pour qu’elle ne soit pas prise en compte comme driving invoice
Actions disponibles
Une fois configuré, le plan de relance peut déclencher différentes actions :
Envoi d’e-mails
Envoi de courriers (normal, recommandé ou avec accusé de réception)
Création de tâches pour un agent (par exemple, effectuer un appel ou vérifier un statut)
Chaque passage d’étape entraîne l’incrément du numéro de relance de toutes les factures du client impayées, échues, hors litige, hors promesse hors échéancier, permettant de progresser d’un niveau à l’autre
Validation manuelle
Certaines étapes peuvent nécessiter une validation manuelle avant exécution :
L’action créée n’est pas exécutée tant que la validation n’a pas été effectuée par l’utilisateur .
Une fois validée, l’action est exécutée .
Cela concerne principalement les envois d’e-mails et de courriers