Kollekt permet d'importer et de mettre à jour les données via un fichier CSV.
Grâce à cette méthode, vous pouvez importer :
Les clients
Les contacts
Les factures
Les tâches
Les statuts
Les commentaires
Pour démarrer votre import, rendez-vous dans "Configuration" puis "Données"
Puis descendez à la section « Import de données CSV » et cliquez sur « Nouveau Modèle »
Pour créer votre modèle, vous devez définir les colonnes de votre fichier, dans l'ordre exact.
Pour cela, passez les champs de la colonne de gauche vers la colonne de droite :
Liste des champs
Clients
customer_ref_id - Référence (obligatoire à chaque import)
customer_registration_number - SIREN
customer_tax_number - Numéro de TVA
customer_name - Raison sociale (obligatoire à la création d'un compte)
customer_type - Type de client
customer_unit - Unité
customer_info - Informations sur le débiteur
customer_comment - Commentaire sur le débiteur
customer_addr1 - Adresse ligne 1
customer_addr2 - Adresse ligne 2
customer_postal_code - Code postal
customer_city - Ville
customer_country - Pays
customer_phone_number - Numéro de téléphone
customer_reminder_date - Date de rappel
Contacts
A la création d'un compte, au moins un des champs suivants est requis :
contact_prenom // contact_nom // contact_email
contact_email - Adresse électronique
contact_first_name - Prénom
contact_last_name - Nom
contact_phone_number - Numéro de téléphone
contact_mobile_number - Numéro de mobile
Factures
Si le client n'existe pas, il doit être créé (voir section Clients)
bill_number - Numéro de facture (obligatoire à la création)
bill_order_number - Numéro de commande
facture_info - Informations sur la facture
bill_txn_date - Date de la facture (obligatoire à la création)
bill_due_date - Date d'échéance
bill_total_amount - Montant total de la facture (obligatoire à la création)
bill_balance - Solde à payer
status - Status (nom du statut exact pour que le système puisse le retrouver)
comment - Commentaire sur la facture
rappel_numéro - Niveau de relance
Règles:
Si bill_due_date < facture_txn_date, alors facture_due_date prend la valeur de facture_txn_date
Si la facture_due_date est vide, alors la valeur de facture_txn_date sera identique à la facture_due_date
Commentaire maximum 10000 caractères
Afin de mettre à jour des informations en masse, il faudra créer un modèle d'import en insérant les colonnes obligatoires et les colonnes à actualiser